Factură electronică ANAF: cum emiți, transmiți și arhivezi corect în RO e-Factura
Pe scurt: O factură electronică ANAF este un fișier XML în format UBL 2.1, validat de sistemul RO e-Factura și semnat electronic de ANAF. Nu este un PDF trimis pe email. EDIconnect generează XML-ul direct din ERP, îl transmite prin SPV, urmărește starea și păstrează factura semnată 10 ani.
Capabilități principale
- Generare XML din ERP: Facturile emise în ERP devin automat XML UBL 2.1 conform schemei RO_CIUS, fără reintroducere manuală de date.
- Transmitere prin SPV: Încărcare automată în Spațiul Privat Virtual, cu preluarea indexului de încărcare și a mesajelor de răspuns.
- Validare înainte de trimitere: Regulile ANAF sunt verificate local, așa că erorile de sintaxă și de business sunt corectate înainte de respingere.
- Monitorizare stări: Fiecare factură are o stare vizibilă: în prelucrare, validată, respinsă, cu motivul exact al respingerii.
- Arhivare legală 10 ani: XML-ul semnat de ANAF este păstrat împreună cu dovada transmiterii, accesibil pentru control fiscal.
- Facturi primite: Descărcare automată a facturilor de la furnizori și potrivire cu comenzile și recepțiile din ERP.
Din ce este compusă o factură electronică validă
Sistemul RO e-Factura acceptă doar fișiere XML construite după standardul european EN 16931, particularizat pentru România prin specificația RO_CIUS. Fiecare câmp obligatoriu (identificarea părților, codul TVA, cotele aplicate, unitățile de măsură, termenele de plată) are o regulă de validare proprie.
Cele mai frecvente respingeri nu vin din erori de sumă, ci din date de nomenclator: coduri de țară greșite, unități de măsură neconforme, coduri de scutire de TVA lipsă sau adrese incomplete. De aceea validarea locală, înainte de transmitere, reduce cel mai mult efortul echipei de facturare.
- Format: XML UBL 2.1 sau CII, conform RO_CIUS
- Transmitere: prin SPV, cu index de încărcare per factură
- Răspuns ANAF: fișier ZIP cu factura semnată sau cu lista de erori
- Arhivare: 10 ani, XML original plus dovada transmiterii
Cum arată fluxul automatizat
În varianta automatizată, factura emisă în ERP este preluată în câteva secunde, transformată în XML, validată, semnată și transmisă. Starea revine în ERP, iar echipa financiară vede în același ecran factura, indexul de încărcare și răspunsul ANAF.
Pentru facturile primite, fluxul se inversează: documentele sunt descărcate din SPV, transformate în format ERP și potrivite automat cu comanda și recepția, ceea ce scurtează timpul până la aprobarea la plată.
Întrebări frecvente
Ce este de fapt o factură electronică ANAF?
Este un fișier XML în format UBL 2.1, conform specificației naționale RO_CIUS, transmis prin sistemul RO e-Factura și semnat electronic de ANAF. PDF-ul este doar o reprezentare vizuală, nu factura legală.
Mai am nevoie de PDF sau de factură pe hârtie?
Documentul legal este XML-ul semnat de ANAF. PDF-ul rămâne util pentru comunicarea cu partenerii, dar nu înlocuiește fișierul din sistem.
Cât timp trebuie arhivată factura electronică?
10 ani, împreună cu dovada transmiterii. Arhivarea trebuie să păstreze XML-ul original semnat, nu o conversie.
Ce se întâmplă dacă factura este respinsă?
ANAF returnează un fișier de erori cu regulile încălcate. Factura se corectează și se retransmite; termenul legal de transmitere rămâne același.
Pot emite facturi electronice direct din ERP?
Da. EDIconnect se conectează la ERP prin conector sau API și transformă facturile în XML valid, fără operare dublă.