Decizia de a implementa EDI si de a te conecta cu partenerii tai de afaceri este cu siguranta o decizie inteleapta, care va da roade pentru compania ta la nivelul mai multor aspecte strategice: cresterea productivitatii, obtinerea vizibilitatii in timp real la nivelul lantului de aprovizionare, taind in acelasi timp si din costurile aferente. Probabil ca initiativa ta a dat rezultate mai bune cu furnizorii mari, decat cu intreprinderile mici si mijlocii. Dar in loc de a trece pur si simplu peste aceste incercari nereusite, este recomandabil sa incerci sa rezolvi problemele, astfel incat sa potentezi valoarea ca urmare a investitiilor tale in programele de implementare EDI. Mai jos prezentam cateva greseli pe care le-au facut alte companii in incercarea lor de a integra toti partenerii din comunitate.
Sursa: https://www.thebalance.com/seal-the-deal-in-seven-seconds-2951796
1. Inabilitatea de a arata partenerilor tai beneficiile integrarii EDI
Similar oricarei alte relatii, inabilitatea de a te pune in locul partenerului tau pentru a intelege perspectiva sa, are consecinte nefaste asupra parteneriatului. Daca nu reusesti sa comunici partenerului tau de afaceri aspectele pozitive ale implementarii EDI, exista cu siguranta sansa ca acestia sa refuze propunerea.
Ce poti face: Majoritatea companiilor sunt tentate sa aleaga calea mai concreta in care conditioneaza partenerul sa se alature comunitatii, cu mentiunea ca daca refuza propunerea, parteneriatul inceteaza. Desi poate fi motivant pentru acestia sa stie ca nu pot obtine venituri in urma relatiei cu tine, este recomandabil sa nu alegi calea simplificata, mai dura, ci sa alegi abordarea colaborarii impreuna spre o mai buna intelegere a procesului.
O metoda buna ar fi de a trimite partenerilor tai un mesaj informativ care sa evidentieze avantajele integrarii EDI. Cu atat mai bine ar fi daca ai putea include si o oferta care sa faca propunerea si mai tentanta – de exemplu, posibilitatea de a fi platit mai rapid in schimbul receptionarii comenzilor EDI si a trimiterii facturilor EDI. Daca partenerul tau reuseste sa vada potentialele avantaje pentru compania sa, cum ar fi o imbunatatire a fluxului de numerar si o reducere generala a costurilor, precum si ’tratamentul preferential’ pe care il obtin prin intermediul ofertelor speciale, vei avea un partener doritor sa se alature comunitatii tale de afaceri.
2. Comunicarea cu furnizorii trebuie planificata in profunzime
Un pericol ascuns pe care multe companii adesea il omit este acela ca partenerii au nevoie de informatii cu privire la procesul de implementare EDI nu doar inainte de initierea programului, ci si dupa. Pentru a evita un val neplacut de telefoane si emailuri care cer lamuriri, este indicat sa elaborezi de la inceput un plan de comunicare eficient.
Ce poti face: Implica-te in informarea detaliata a partenerilor cu privire la EDI. Pune-le la dispozitie intalniri in persoana, trimite-le emailuri de clarificare sau emailuri prin care sa ceri statusul progresului sau poti chiar organiza webinarii cu caracter informativ. Este esential sa oferi sprijinul tau partenerului in fiecare etapa a procesului si sa verifici evolutia acestuia pentru a putea interveni atunci cand apar probleme.
3. Elimina potentialele neconcordante din cadrul comunitatii tale de afaceri
Cand vine vorba de programul tau EDI, este foarte importat ca fiecare membru al comunitatii tale de afaceri sa fie pe aceeasi pagina. Exista cazuri cand membri ai comunitatii, precum achizitorii, pot anunta furnizorii ca pot continua procesarea manuala a comenzilor, in loc sa ii incurajeze sa utilizeze EDI. Astfel, acestia vor putea juca un rol activ in incurajarea furnizorilor de a implementa EDI, ori de cate ori au ocazia sa o faca.
Ce poti face: Asigura-te ca fiecare actionar al companiei tale este informat corespunzator si ca este de acord cu implementarea EDI.
4. Ofera solutii EDI accesibile
Infrastructura EDI nu este usor accesibila tuturor furinzorilor: unii dintre ei poate nu au expertiza sau resursele necesare, in timp ce altii pur si simplu nu au bugetul necesar. Aceasta situatie ar putea duce la o scadere a ROI-ului potential obtinut de pe urma celor care s-ar alatura, lucru care nu este de dorit pentru companie. Dar nu este obigatoriu ca lucrurile sa stea in felul acesta.
Ce poti face: Stabileste ca si prioritate propunerea de solutii accesibile furnizorilor tai, care sa le satisfaca nevoile si care pot fi usor implementate. In zilele noastre, exista o multitudine de solutii din care poti alege: software sau optiuni de cloud hosting, formulare web customizate, Excel s.a.m.d. Prin intermediul internetului, companiile de pretutindeni se pot conecta la alte piete, indiferent de diferentele lingvistice, de fus orar, precum si de diferentele de reglementare nationala.
5. Costuri prea mari pentru furnizori
O situatia des intalnita este aceea in care furnizorii tai considera ca implementarea unei solutii EDI este prea costisitoare si ca nu merita efortul financiar.
Ce poti face: O solutie aparent neconventionala ar fi aceea de a finanta programul pentru furnizorii tai mici si mijlocii, care nu isi permit sa implementeze EDI din considerente financiare. Primul beneficiu este unul imediat si este reprezentat de implementarea rapida si alaturarea rapida in comunitatea ta de afaceri. Al doilea si cel mai important beneficiu va fi observabil in timp, pe masura ce se vor amortiza costurile tale initiale aferente finantarii. Vei resimti curand amortizarea acestor costuri si vei face parte dintr-o comunitate de afaceri omogena, in care toti partenerii sunt integrati si folosesc acelasi limbaj.
EDI exista pe piata de cativa ani si a fost implementat de-a lungul timpului de numeroase companii de pretutindeni. Din acest punct de vedere, a meritat ’intarzierea’ in implementarea acestei noi tehnologii, avand in vedere ca poti invata multe de la companiile care au experimentat inaintea ta. Este recomandabil sa incerci sa eviti greselile listate mai sus pentru a beneficia de o implementare EDI eficienta, impreuna cu partenerii tai de afaceri. Daca vrei sa afli mai multe, contacteaza-ne.
